【仕事】人見知りで電話が苦手な僕でもできる3つの電話対応のコツ 

あなたは電話対応得意ですか??

僕は苦手ですし、できればやりたくありません。

電話対応って慣れないと緊張しますし、少し怖いですよね。

今回は人見知りの僕でもできた3つの電話対応のコツをお伝えしていきます。

仕事での電話対応が苦手に感じる3つの理由

まず、なぜあなたや僕が仕事における電話対応が苦手に感じるのか考えていきましょう。

①そもそも電話自体が苦手

1つ目はあなたがそもそも電話が苦手なパターンです。

意外と社会人になるまでかかってきた電話に出ることで少ないですよね。

家に固定電話があっても家の人がでたり、そもそも固定電話がなかったり、

そもそも電話に出る経験が少なく、どうして良いか分からない・やったことのないことだから不安に思い、電話が苦手になったりもしますし、

そもそも電話対応の場合は、初対面の人といきなり電話越しに話さなければならず、僕のように人見知りな人間だと緊張してしまい、すごく苦手に感じます。

特に全く初対面の問い合わせの電話などは、相手がどんな人かも分からず未だにドキドキします。

あなたが僕のように人見知りな性格だと余計に電話対応が嫌になったり、苦手に思ってしまったりするはずです。

②相手と1人で対応しなければならず不安・パニックになる

2つ目は電話の特性上、一人で対応しなければならないことで苦手に思ってしまうパターンです。

電話の対応は基本、電話が一つなので、あなた一人で対応しなければなりません。

しかし、これが問題で、対面なら上司や先輩についてもらって話せるのですが、電話だと基本的に誰の助けもなしに話さなければならないため、受け答えやフレーズが出てこず、困ってしまう事はありませんか?

ちなみに僕はこのことが電話の一番嫌いな点で、上手く話せずに言葉が詰まったり、答え方が分からなくなってしまうと、パニックになってしまう事がよくありました。

ですから、口下手で上手く言葉だけで対応できなかったりしてパニックになったり、誰も助けもなしに上手く電話対応できるか不安になるあなたの気持ちがよく理解できます。

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③言葉遣いが上手くできてるから不安

3つ目は言葉遣いが上手くできないか不安になってしまうパターンです。

特に社会人経験が少ないあなただと、余計に心配になる点だと思います。

日本語の敬語はただでさえ難しいのですが、お互いの表情が見えない電話だと、お互いの印象を判断することになってくるため、言葉遣いにはすごく気を遣いますよね。

僕もいまだに変な日本語になっていないか不安よく不安になりますし、時々変な言い回しになったりもするので、電話対応で変な言葉遣いにならないか不安になります。

あなたも真面目に仕事に取り組むうちに失敗しないか不安になって余計に電話が苦手だなと思ってしまうのだと思います。

では、理由が大体わかったところで次はその解決法です。

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人見知りでもできる電話対応の3つのコツ

次は人見知りでもできる電話対応のコツを3つお伝えしていきます。

①共通なとなる部分は台本を作っておく

1つ目は共通となる部分はすでに台本を作っておきましょう。

最初電話に出るときの答え方や、聞かれることの多い事柄、よく使う言い回しは台本にして、自分のスマホやノートに書いておくのがオススメです。

会社に来る前の通勤中に台本をチェックしたり、電話中も机にだして読めるようにしておけば、少し安心して電話対応ができますし、徐々に電話対応もうまくなってくるのでお勧めです。

しかし、共通化できない部分もあったりするので、その都度台本に記録してりしていくと効果的ですし、ほとんどの場面に対応できるようになっていきます。

ちなみに僕は会社から支給されているタブレットに台本を作って電話対応中に見ながら仕事をしています。

少々手間がかかりますが、特に僕のように口下手な人には効果的な手法だと思います。

②先輩や上司の電話対応の仕方をよく観察する

電話対応が苦手なのは、経験が少ないために受け答えや言い回し、フレーズが出てこず、困ってしまうからです。

ですから、先輩や上司がどのように電話対応をしているかよく聞いておくと効果的です。

特に言い回しやフレーズに注目して聞いておくと、こんな場面にはこういう回しをすれば良いんだと気づくことが多いはずです。

そして、先輩や上司を観察して、学んだ言い回しやフレーズを台本やメモなどに記録してあなたの電話対応に活かしましょう。

僕も新人のころは、先輩や上司が電話をするときはこっそり対応の仕方を聞いていたのですが、経験数が違う分、学ぶことも多く効果的な方法でした。

簡単にできる方法なので、あなたも周囲の上司や先輩の電話対応をよく聞いてみてはどうでしょうか。

③言葉遣いは気にしすぎない

3つ目は言葉遣いをあまり気にしすぎない事です。

実際、真面目に仕事をしていれば、電話対応でそんなに失礼な電話対応をすることは少ないです。

もちろん、言葉遣いに気を付けるのは大切ですが、あまり気を遣いすぎるのも逆に緊張してしまい、しどろもどろになってしまう事もあります。

ですから、あまり考えすぎず、リラックスして電話対応しましょう。

では、どのようにリラックスしたら良いかと言うと、少しゆっくりに話すようにすると、相手にも伝わりやすく、自分も落ち着いて話せるので効果的です。

緊張して電話対応してしまうと、焦って早口になってしまうので、ゆっくりに話すようにすると、リラックスでき落ち着いて話すことができてオススメです。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

電話対応は慣れていなかったり、人見知りだったりすると、最初のうちは苦労することは多いと思います。

しかし、今は苦手でも上記の3つのコツを意識したり、経験を重ねていけばいくほど、電話対応は上手くなっていきます。

徐々に改善していきましょう!

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