【3段階】ミスだらけだった僕が仕事のミスの報告の仕方を紹介!

ミスの報告って面倒ですし、ミスの報告って嫌ですよね。

ミスの報告で、上司や先輩に伝えたい事が上手く伝わらなかったり、伝えにくかったりしませんか?

今回はミスだらけでミスを連発しまくっていた僕がミスの報告の仕方を3段階に分けて紹介したいと思います。

 

この記事がオススメの人

  • 上司へミスの報告が上手くできない
  • ミスの報告の仕方が怖い
  • 上司とのコミュニケーションをより円滑にしたい
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上司へのミスの報告の仕方(3段階)

①ミスが分かったら素早く状況を把握する

まず、ミスを見つけたら素早く報告しましょう。

ミスをして一番マズいのがミスの報告が遅れることです。そのため、まずミスが起こったらまずは上司の報告します。

 

ですが、ここでいったん立ち止まり、ミスをした状況の確認を落ち着いて行います。

ミスが起きておどおどしたり、パニックしたりすると思いますが、まずは深呼吸して落ち着いて、状況をよく確認します。

必ずチェックすることは以下の3点です。

 

  • どんなミスが起きて
  • 何が問題なのか
  • 対処法は分かるか

 

この3点をよく確認します。

状況が把握できずにただミスをしました!と上司に報告しにいっても、状況の把握から上司がしなければならず、手間がかかります。

ですから、まずミスをしたら、どんなミスか、ミスの何が問題なのか確認します。

 

そして、あなた自身で対処法が分かるか確認もしておきましょう。後述しますが、ミスの対処法が分かっていれば、その確認だけで報告が済みます。

②ミスが結論から報告&謝罪

2段階目は上司に報告すると同時に何がミスなのか報告・謝罪します。

あなたの上司も忙しいですし、ミスの顛末を起承転結でダラダラ話しても相手に伝わりにくいので、まずは何がミスなのか簡潔に報告しましょう。

 

僕もよくやってしまうのですが、ミスを報告するのは格好が悪かったり、怒られるのが嫌なので、逃げるように濁したり、曖昧な表現を使わずに簡潔に報告するのが吉です。

 

例えば、客先に出した書類にミスがあれば、

「〇〇の書類の〇〇の点の部分が間違っていました。正しくは〇〇ではなく、〇〇です。」

という様に簡潔に報告しましょう。

 

また、ただ報告するのではなく、謝罪の言葉を入れるようにしましょう。ミスの報告をした後に、「申し訳ありませんでした。」など言葉を添えましょう。

報告の前に枕詞で「大変申し訳ないのですが、」と言葉をいれても良いです。

 

やはり、謝罪がないと、上司もあなたが反省しているのか分からない為、あなたが反省しているか不安になりますし、人によっては反省の色が見えないからと怒り出す上司もいます。

たとえ上司が悪かったり、環境的要因がミスの原因であってもとりあえず反省しているフリでもしておくのが無難です。

③指示を受ける

ミスの報告・謝罪までできたら、あと少しです。ミスの処理の山は越えました!

最後は、上司から指示を受けるだけです。

 

ミスを修正するために確認しておくべきポイントが3つあります。

  • ミスの対処法が分かるのなら、その対象方で問題ないか確認する
  • 対処法が分からないなら、ミスの修正の仕方をよく確認する
  • 修正の期限を確認する

以上の3点です。

 

僕も注意しているのですが、漠然と何でもかんでも上司に聞いていると、上司も「こいつちゃんと考えて仕事をしているのか?」と思ってしまうので、ミスの対処法が分かっていれば、その確認で指示受けを終わらせます。

ですから、ミスの対処法が分かるのであれば、その対処法で対処していいか確認するだけでOKです。

 

具体的には、

「○○の方法でミスを修正しようと思っているのですが、問題ないでしょうか?」

のようにすれば、ミスの対処法を確認するだけで済み、時間も最低限しかかからず効率的です。

ちなみにこの事は僕が、新卒1年目の頃、「まずは人に聞くのではなく、少しは自分で考えろ」と指導されました(笑)

 

逆にミスの対処法が分からないのであれば、

「このミスの対処の仕方が分からないのですが、どう修正すればいいですか?」

と素直に聞きましょう。

分からないことは分からないので、仕方がないです。しっかり対処法を確認して1回聞くだけで済むようにしましょう。

この点も僕が気を付けているのですが、1回で修正方法が理解できず何度も聞きに行くと迷惑ですし(怒られますし、、汗)、非効率なので、1回で理解できる様確認します。

 

ミスの修正の仕方まで確認出来たら、いつまでにミスを修正しておけば良いか確認しておきましょう。

でないと、上司の意図した期限までにミスの修正が終わらず、後々怒られたり、直接顧客に関わるミスならトラブルの元となるので、いつまでにミスを修正しておけば良いか必ず確認しましょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

ミスをした場合、焦ったり、パニックになったりしますが、ミスはその後の対処が重要です。

以下の3点を抑えてミスに対応しましょう。

 

ミスの報告の仕方

  • 焦らず、素早くミスの状況確認
  • 何がミスなのか簡潔に報告・謝罪
  • 対処法が分かればその確認、分からなければ対処法指示を受ける*修正の期限は要確認

 

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