電話で仕事が進まないからやりとりの8割なんてメールで良い説

仕事中の電話って正直嫌じゃないですか?

僕は電話自体があまり好きではないのですが、電話が掛かってくると仕事の手を止めなくてならないので、余計に嫌いです。(営業マンなのですが…)

ぶちゃっけ電話での連絡の8割はメールやチャットで良いのではとも思います。

この記事ではそんな電話に対する不満をぶちまけていきます。

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連絡なんてメールでいいじゃんと思う3つの理由

ちなみに僕が仕事中の電話が邪魔・嫌いと感じ、連絡なんてメールとかチャットでいいじゃんと思う理由はこんな感じです。

①こちらのタイミングを考えず掛かってくる

電話は基本、相手のタイミングを考えずに掛かってくるものです。

これが個人的には特に嫌いです。後述しますが、もともと電話嫌いな僕にとっては心の準備なく突然かかってくる電話は結構ストレスに感じますし、

なにより、デスクで事務処理やプレゼン資料を作っている時に電話がかかってくると一気に集中が切れるので勘弁してほしいのです。

営業職なので、お客様からの電話が突然かかってくるのは別にしても、社内でのしょうもない確認事項をいちいち電話でするのはやめてほしいです。言った言わないにもなるので。

②言った言わないになる

2つ目は電話で仕事の事柄をやりとりすると、記録に残らないために言った言わないことになる事です。

もうこれが厄介で電話が嫌なのですが、忙しい間に電話をすると(メモとも取れない状況で)相手も僕も話したことを忘れてしまったり、曖昧になる事があるのですが、電話だとメールやチャットのように記録に残らない為、言った言わないになります。

言った言わないになると、トラブルにもなりますし、その分仕事も遅れるので電話は嫌なのです。

その点、メールやチャットであれば、やりとりが記録に残るためやり取りしたことを忘れる・曖昧になることはありません。

僕はこの事が一番嫌なので、重要事項は相手にもう一度確認のため、メールをしてほしいとお願いしています。

③電話そのものが嫌い

3つ目は個人的に電話が嫌いであるからです。

電話は人と直接コミュニケーションをとるツールですが、僕は営業マンなのですが、準備なしにいきなり人と直接話すことがあまり得意ではないです。

なぜなら、人と直接話すためには「その場で人の話を聞いて、その内容を素早く整理・理解し、TPOに合った言葉で回答する」と言う超複雑な仕事をしなければならないからです。

時にいきなり、込み入った話を電話で振られると頭がパンクしそうになります。緊急時なら電話で構いませんが、そうでならなら込み入った話ほどメールでお願いしたいと言うのが本音です。

古い体質の組織ほど電話

ここまで、仕事中の電話をこき下ろしてきた僕ですが、実は僕もよく仕事中、頻繁に電話をしてしまいます。

なぜなら、上司の指示が基本、”電話による確認” だからです。

いちいち電話で確認しなくて良い事を、こちらがメールで確認を済まそうとすると「そんなの電話ですぐに確認すれば良いだろ」と一蹴され、電話を架けさせられます(別に急を要する事ではない)

こちらとしては、人によっては上記に挙げた理由から、メールで済ましてほしい人もいるだろうからと言う配慮なのですが、

上の世代の人ほど直接のコミュニケーションでないと不安になるのか、せっかちなのか、よく分かりませんが、とかく電話をしたがるようです。(勝手な偏見ですが)

そして、僕の企業が属しているのが割と古い体質の企業であるからと言うのもこの要因である気もしますが、

電話での確認ばかりにこだわり、メールやチャットの有用性を理解できていない組織というのは、非効率で古い組織と言えます。

結論

結論としては、仕事をより効率的に進めるためには、今まで電話でやりとりしていた内容なんて8割メール・チャットで済ませてしまえと言う事で。

電話を否定はしませんし、緊急時は電話の方が良いのですが、メールと電話を状況によって的確に使い分けることでより仕事は効率的に進めていけるのではと考えます。

 

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